top of page
  • Снимка на автораJolly's Class

"Спешно" или "важно"? Как да приоритизираме без да се стресираме - съветва психолог Калдерон.


На работа сте. Влиза шефът и Ви казва: „Спешно ми трябва това до края на деня!“ Или друг сценарий: „Много е важно, заеми се възможно най-бързо!“

Познато ли Ви е? Случвало ли Ви се е? А обръщали ли сте внимание кога се използва думата „спешно“ и кога „важно“?

Когато Вие употребявате тези думи, замисляте ли се коя от двете да изберете?



С разликата между „спешно“ и „важно“ се занимава Принципът на Айзенхауер. Той казва, че „повечето важни неща не са спешни и повечето спешни неща не са важни“. Правилното организиране на времето означава да сме както ефективни, така и ефикасни. С други думи, трябва да отделяме време за нещата, които са важни, а не само за тези, които са спешни. За да го направим и да намалим стреса от това да имаме твърде много приближаващи крайни срокове, трябва да осъзнаем следната разлика :

· Важните задачи и изпълнението им водят до това да постигнем целите си - независимо от това дали са професионални или лични.

· Спешните задачи изискват от нас незабавна реакция и обикновено са свързани с това да помогнем за постигането на нечии други цели. Ние често се концентрираме върху тях и те изискват нашето внимание, защото последствията от това, че не сме се справили с тях, са мигновени.

· Когато знаем кои задачи са важни и кои спешни, можем да преодолеем естествената си реакция да се фокусираме върху не толкова важните, но спешни задачи, така че да можем да имаме достатъчно време да свършим тези, които са най-важни, за да постигнем успех.

Как да различаваме спешните от важните задачи? Ето някои насоки, които могат да Ви бъдат полезни:


1. Важни и спешни

Има два различни вида спешни и важни задачи: тези, които няма как да предвидите и тези, които сте оставили за последния момент. Можете да елиминирате тези, които сте оставили за последния момент, като ги планирате и не ги отлагате. Въпреки това не винаги можете да предвиждате всичко или да избегнете проблеми и кризи. В такива моменти най-добрият подход е да оставите „дупки“ в графика си, за да имате време да реагирате при непредвидени ситуации и непланирани важни дейности.

2. Важни, но не спешни

· Тези задачи Ви помагат да постигнете своите лични и професионални цели и да приключите важна работа.

· Трябва да сте сигурни, че имате достатъчно време, за да свършите качествено тези неща, така че да не се превръщат в „спешни“. Също така запомнете, че е нужно да си оставите достатъчно време в графика, за да се справите с непредвидени ситуации. Това ще увеличи шансовете Ви да контролирате ситуацията и ще Ви помогне да избегнете стреса от това да вършите неща, които са спешни, но не толкова необходими.

3. Не са важни, но са спешни

· Спешните, но не толкова важни задачи са тези, които Ви спъват по пътя към целта. Помислете дали можете да ги реорганизирате или да ги прехвърлите като задължение на някой друг. Често, източник на такива задачи са другите хора. Понякога е по-добре да кажете едно учтиво „не“ или да ги окуражите да решат сами проблема си.

4. Не са важни и не са спешни

Тези задачи просто Ви губят времето - опитайте се да ги избегнете, ако това е възможно. Можете просто да не им обръщате внимание или да ги игнорирате. Някои от тях са задачи, които другите хора искат Вие да свършите, въпреки че те не се съобразяват, че сега не е подходящото за Вас време. Кажете учтиво“не“ и, ако можете, обяснете защо не Ви е възможно да ги свършите. Ако хората разберат, че Вие сте наясно с целите и границите си, те за в бъдеще ще спрат да искат от Вас да вършите задачи, които не са важни.

Накрая Ви предлагам една схема, която ще Ви е от полза, ако се колебаете дали задачата е спешна или важна. Можете да я прилагате както по служебни въпроси, така и за лични. Дайте си време, например седмица или месец, според ангажираността, за да я изпробвате. Споделете дали намирате разлика, след като сте започнали да делите задачите на спешни и важни.


Автор: Светослава Калдерон - психолог

109 преглеждания0 коментара

Comments


Post: Blog2_Post
bottom of page